Příprava
26. 9. 2017
heliosadministrator
528 0

Co vás čeká při implementaci ERP systému a na co si dát pozor

Implementace podnikového informačního systému často trvá několik měsíců, u větších firem i déle než rok. Z jakých fází se skládá a na co si během tohoto procesu dát pozor?

Rozhodování o implementaci (nového) ERP systému

Celý proces začíná už ve chvíli, kdy firma postupně spěje k rozhodnutí, že bude chtít nějaký nový podnikový informační systém implementovat. V této fázi je potřeba položit si celou řadu klíčových otázek. Zde jsou některé z nich:

  • Co všechno chceme, aby nový systém pokryl?
  • Ve kterých oblastech by nám nejvíce pomohla automatizace procesů?
  • Co naši firmu čeká v příštích pěti letech a kam se za těch pět let chceme dostat?
  • Chystáme se akvírovat nějaké společnosti?
  • Na kterých trzích budeme působit?
  • Chystá se nějaká nová legislativa, kterou bude potřeba v systému pokrýt?
  • Co jsou základní funkce (tzv. „must-haves“), jež určitě musí systém mít, které funkce bychom opravdu rádi (tzv. „nice-to-haves“), ale dokážeme se bez nich obejít, a které funkce by byly onou třešničkou na dortu (tzv. „really-nice-to-haves“ či „extras“).

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou při sepisování základní specifikace, výběru vhodného informačního systému i dodavatele.

Výběr systému a dodavatele

Tento krok je vlastně vůbec nejdůležitější. Měli byste se při něm zajímat zejména o způsob pokrytí oněch „must-haves“ i o to, jestli budou všechny „nice-to-haves“ možné (byť ve formě propojení s nadstavbovým Business Intelligence řešením), či nikoliv. Během této fáze se vyplatí požádat o referenční návštěvu v některé z firem, jež využívají stejný systém na pokrytí obdobných agend. Většina dodavatelů nemá s těmito návštěvami sebemenší problémy. Zaměřte se při nich hlavně na „must-haves“, ty totiž rozhodnou o bezproblémovém fungování vaší firmy v dalších letech.

Analýza procesů a potřeb

Poté, co si vyberete systém a jeho dodavatele, začínají už první fáze zaměřené na samotnou implementaci. Klíčová je tzv. procesní analýza, kdy dojde k přesnému popisu všech procesů, které má nový informační systém pokrývat, i k definici jednotlivých datových polí, propojených systémů, strojů atd. V této fázi dbejte zejména na:

  • pečlivý výběr zaměstnanců a klíčových uživatelů do vašeho implementační­ho týmu,
  • dostatečný časový prostor pro zpracování přesné analýzy,
  • komunikaci uvnitř obou týmů (vašeho i implementačního partnera) a hlavně mezi nimi,
  • naslouchání implementačnímu partnerovi v oblasti „best practices“ i případných budoucích komplikací s přílišným počtem úprav na míru.

Velice důležitá je také schopnost umět přehodnotit některá „must-haves“ a „nice-to-haves“, pokud se ukáže, že by se tím mohla implementace výrazně zpozdit či prodražit. Nebývá vůbec výjimečné, že se v této fázi implementace zkrátka rozdělí na více etap. Management firmy totiž nebývá expertem na ERP systémy, a tak nemusí mít přehled o tom, co všechno je vlastně možné systémem pokrýt a jak to je či není náročné na implementaci.

Vývoj testovací verze

V této fázi už dochází k přípravě testovací verze systému. Ta se odlaďuje obvykle za spolupráce s klíčovými uživateli. Někdy však není na škodu zapojit do procesu i některé další zaměstnance, kteří se systémem budou pracovat. Důležité je umět uřídit proces změnových návrhů a nepodléhat dojmu, že všechno, co chce někdo nějak upravit, je opravdu nutné do systému promítnout. Obecně totiž platí, že čím více úprav na míru bude systém mít, tím problematičtější a dražší mohou být další jeho aktualizace a přechody na novější verze.

Testování

Zejména u systémů řídících chod výroby či skladového hospodářství je tato fáze klíčová. Historky o otevření Terminálu 5 na letišti Heathrow, kdy se zavazadla pasažérů British Airways opakovaně zpozdila o řadu dní až týdnů, možná znáte. Opravovat nedostatečně otestovaný systém za běhu je zkrátka problém. Testování se proto nikdy nevyplácí uspěchat. Věnujte mu dostatečný prostor, kapacity i finanční prostředky, je-li to potřeba. Jakýkoliv problém odhalený v této fázi vás nestojí nic ve srovnání s tím, kolik by vás mohl stát po ostrém startu. V British Airways by mohli vyprávět.

Ostrý start

K ostrému startu, řekněme si to na rovinu, často dochází za časově vypjatých okolností. Obvykle je to kvůli stanovenému datu, přes které z nejrůznějších důvodů nejede vlak. Problém může být ale i v tom, že ostrým startem to vlastně nekončí. Teprve tehdy nastává ta nejnáročnější fáze, kdy se systémem budou pracovat všichni dotčení zaměstnanci. Toto období je náročné zejména pro manažery, kteří musí počítat s tím, že něco bude prvních pár týdnů trvat déle a že se budou muset podřízeným více věnovat a naslouchat jejich výtkám či dotazům.

Sběr podnětů pro úpravy

Velká část firem po prvních pár měsících provozu nového systému začne objevovat nejrůznější, mnohdy i nečekané přínosy a možnosti, které systém nabízí. To nevyhnutelně vede k tomu, že se objevují takzvaně „odspodu“ nejrůznější nové požadavky a nápady na úpravy. Často se přitom jedná o velice podnětné a potenciálně přínosné připomínky. Je proto vhodné ještě před spuštěním systému nastavit proces sběru, vyhodnocení a prioritizace těchto podnětů a také další spolupráci s dodavatelem vašeho ERP systému. Vztah s ním totiž rozhodně nekončí ostrým startem, je dlouhodobý a mnohdy trvá i desítky let, během nichž systém projde mnoha aktualizacemi a přechody na nové verze.

Řešení uživatelských požadavků

Kromě podnětů na zlepšení a změny se během ostrého běhu systému objevují také problémy. Uživatelé mohou narazit na chyby (ať už na straně implementačního partnera, či firmy), které je potřeba opravit, nebo na to, že nevědí, jak se co dělá. Od toho je zde technická podpora dodavatele. Je ale dobré si ještě před spuštěním systému jasně definovat, za jakých finančních a časových podmínek bude fungovat, stanovit si jednotlivé typy požadavků (urgentní, běžné, méně prioritní), a to včetně jejich SLA (Service Level Agreement).

Napsat komentář





© 2017 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD