Jak na podnikové procesy v malé firmě
13. 6. 2014
HELIOS
1689 1

Jak na podnikové procesy v malé firmě

Při výběru informačního systému mají malé firmy či živnostníci oproti velkým společnostem některá omezení. Prvním je fakt, že nechtějí či nemohou uvolnit příliš mnoho finančních prostředků. Druhým, že jejich pracovníci často neumějí dobře pracovat s počítačem. Jak tedy za těchto okolností postupovat při výběru informačního systému?

Na to jsme se zeptali Valdemara Střelky manažera obchodu ze společnosti Asseco Solutions.

Podívejme se nejprve na firmu, která má pět až 25 zaměstnanců. Její majitel či ředitel by si před započetím úvah o konkrétním systému měl především uvědomit to nejdůležitější: Co od programu, který si hodlá pořídit, vlastně chce?  Jaké procesy ve firmě má systém za úkol pokrýt?

Také si musí ujasnit, kolik je firma schopná a ochotná do informačního systému investovat.

A samozřejmě zvážit, jak na tom firma je po stránce hardwarového vybavení. Aby po zakoupení nového software například za 20 tisíc nezjistil, že aby program svižně pracoval, bude muset pořídit ještě hardware za dalších 100 tisíc.

Co když ve firmě pracují lidé, jejichž silnou stránkou není práce s počítačem? Jak to souvisí s výběrem informačního systému?

To je dost důležitá oblast, se kterou je třeba počítat. Kdo bude vlastně se systémem pracovat a jaké jsou možnosti konkrétního člověka či lidí? A dále: kdo bude za co zodpovědný, aby procesy po zavedení systému skutečně probíhaly, jak mají?

Je velmi vhodné, aby si majitel či ředitel před výběrem systému stanovil konkrétní cíle, aby později mohl vyhodnotit, zda krok, kterým pořízením systému učinil, byl správný. Tedy zda šlo o investici, nebo jen o další náklad. Bohužel mnozí hledí na zakoupení nového systému právě jen jako na náklad a vlastně nevnímají jeho přínosy.

Může být cílem i třeba zeštíhlení týmu pracovníků?

V malých firmách to není moc obvyklé s ohledem na to, že v týmu třeba o sedmi lidech nebývá nikdo postradatelný. Kromě toho, pracovní pozice se v malých firmách prolínají a pracovníci se vzájemně zastupují. V těchto firmách jde spíše o systémové podchycení všech stávajících agend a tím o zjednodušení a zefektivnění práce. Většinou jde o eliminaci lidských chyb a podchycení procesů systémem i kvůli snazšímu dohledávání a zastupování. To znamená: spíše se ušetří čas a zamezí duplicitním evidencím a umožní přehledné a snadné sledování ziskovosti firmy. Zákaznický tlak na cenu je jedním z výrazných důvodů pro pořízení vhodného systému.

Co ještě může informační systém řešit?

Asi nejčastějším požadavkem malých firem je zajištění sledování oběhu zboží a materiálu, protože dosud zde neměli kvalitní evidenci skladového hospodářství. Tudíž i hmotná odpovědnost byla obecná nebo žádná. A právě kontrola nad materiálem a zbožím je častý důvod, proč systém nasazují. Dokud o výrobcích, zboží nebo materiálu není přesný přehled, často se stává, že dochází ke zbytečným ztrátám. U jednoho zákazníka například zaměstnanci často objednávali zboží, o kterém byli přesvědčeni, že je nemají a opak byl pravdou. Vzhledem k ceně součástek měla pak firma množství prostředků fixovaných i na několik let.

Jaké jsou nejčastější chyby při vybírání informačního systému u malých firem? 

Řada firem bohužel začíná úvahou: kolik bude systém stát, namísto úvahy: co nám nové řešení poskytne či ušetří. Přičemž obě tyto úvahu mají být v rovnováze. Je třeba zamyslet se, kolik stojí licence, kolik systémová podpora a co vynaložené peníze a za jaký čas firmě přinesou.

Kromě požadavku na profesionální přístup obchodníka, se kterým jako zákazník o nákupu nového systému jednáte, je důležité zjistit, kdo je vaším dodavatelem. Zda je schopen nabídnout optimální řešení právě pro vaši firmu a také, jakou máte jistotu, že zde ještě za pár let bude. K tomu, abychom to zjistili, je vhodné využít nejen internetu, ale také zkušeností stávajících zákazníků poptávaného systému.

Podívejme se nyní na to, jak má informační systém vybírat živnostník či začínající podnikatel.

U nich je trochu odlišná situace. Zejména začínající podnikatel často netuší, co vlastně potřebuje, natož co v budoucnu potřebovat bude. O to spíše by měl jednat s dodavatelem, který mu rozumí a dokáže poradit.

Příklad: máme externí účetní, takže účetnictví vlastně nepotřebuji. Chci mít ale aktuální denní přehled, jak mi zákazníci platí. To se však obvykle sleduje právě prostřednictvím účetnictví…. A od toho je dodavatel, aby zákazníkovi vyřešil i požadavky tohoto typu.

Podle čeho se tedy živnostník má primárně rozhodovat?

Pro živnostníka a začínající firmy jsou peníze prakticky vždy až na prvním místě. Proto ten, s kým se o výběru systému radí, musí být schopen zjistit, co zákazník skutečně potřebuje, včetně jeho vize do budoucna. Na základě toho navrhne cenově optimální variantu. Například existují tzv. balíčky, které obsahují prakticky celý program a finančně jsou rozděleny podle obratu zákazníkovy firmy. Začínaje variantou zcela zdarma pro firmičky či OSVČ s obratem do 200 tisíc ročně, přes různé typy vyšších placených verzí, kdy například verze pro firmy či osoby s obratem do jednoho milionu ročně stojí méně než tři tisíce. Uživatel nemusí řešit, zda momentálně potřebuje sklady, faktury, mzdy… V balíčku je vše potřebné a on jen využije to, co momentálně potřebuje. A když vyroste a jeho potřeby se rozšíří, tak se, za cenu rozdílu dostane k vyšší verzi.

Proč by si ale vlastně takový živnostník měl vůbec pořizovat informační systém? Mnozí dosud spokojeně pracovali v excelu. Co jim taková malá verze systému může nabídnout, co excel neumí?

Excel je výborný produkt a opravdu toho umí hodně. Ale přeci jen má svá omezení. Například sdílení informací s více osobami při potřebě on-line práce např. u sledování skladů atd.. Pokud pracuje s programem více lidí, je důležité, aby se podchytila nejen historie, ale kdo danou změnu provedl atd. Informační systém lze také většinou velmi dobře nastavit, jak se říká „blbuvzdorně“, takže uživatel dle nastavených oprávnění může dělat jen to, co má dovoleno a vybírat z položek, které má k dispozici. To eliminuje počty chyb, které při práci vznikají a šetří čas i peníze.

Také je dobré si uvědomit, že oproti kvalitním ekonomickým a informačním systémům si při užití programů jako je např. MS Excel, musí uživatel sám hlídat veškeré legislativní změny (nejde jen o DPH), což je systémů součástí systémové podpory/maintenance podpory.

Výraznou výhodou je i získávání celkových přehledů o nákladech a výnosech na určité zakázce, což je jen prostřednictvím „excelu“ trochu problém. Kvalitní systém je schopen podchytit náklady a výnosy za jednotlivé osoby, střediska či zakázky a poskytnout rychlé a přesné informace o ziscích z konkrétních produktů či služeb.

Jaké kroky je třeba udělat, jestliže chce přejít od excelu k informačnímu systému?

V okamžiku, kdy už i majitel či vedoucí pochopí, že hlava, tužka a papír či excel již nestačí, je tře  ba se podívat po nejvhodnějším programu. Na internetu dnes najdete všechny firmy, které se zabývají vývojem a prodejem informačních systémů. Z nich je třeba vybrat maximálně pět těch, které oslovíte.

Od těch, kteří jsou pro vás cenově přijatelní, si pak vyžádáte demoverzi jejich systému nebo prezentaci systému. Zákazník má tedy možnost si přímo ve své firmě program dostatečně vyzkoušet.

Může se samozřejmě stát, že ve firmě softwaru nikdo dostatečně nerozumí a se zkoušením demo verze by si nevěděli rady. V takovém případě je vhodné se dohodnout s dodavatelem, aby demo verzi nainstaloval a funkčnost systému předvedl. Měl jsem i zákazníky, kteří se nechali kompletně zaškolit a nastavit systém ještě před samotným nákupem. To je sice zpoplatněno, ale je jistě lepší dát poměrně malou částku za předvedení a nastavení systému, než pak zjistit, že již zakoupený program nesplňuje vaše požadavky a nákup licence byl jen zbytečným nákladem.

Když mluvíme o investicích – není pro malé firmy a podnikatele lepším řešením, než nákup licence outsourcing nebo pronájem systému?

Záleží na konkrétní situaci. Vzhledem k tomu, že za obojí průběžně platíte, je nutné si spočítat, pro jaký časový horizont je vhodný outsourcing softwaru a veškerého vybavení nebo pronájem softwaru, a pro který se již vyplatí licenci koupit. Obecně lze jeden z uvedených způsobů doporučit firmě, která nechce do systému investovat, protože si není jistá, zda ještě za rok bude existovat nebo třeba firmě se zahraniční matkou. U těch se totiž stává, že matka používá systém, který zdejší dcera používat nechce a je snadnější dát pronájem či outsourcing do provozních nákladů, než získat souhlas s investicí. Ještě dodám, že u nás je obvyklejší pronájem softwaru při využití vlastního zařízení, než kompletní outsourcing.

Hana Janišová

Komentáře k článku

  • Hodně informací o outsourcingu například účetních služeb mají tady - http://cz.f-chain.com
    Daniel S. 14. 02. 2017 / 12:18

Napsat komentář





© 2017 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD