Data Cleaning
28. 11. 2019
heliosadministrator
411 0

Jak správně na čištění dat

Čištění dat je jeden z nejdůležitějších a zároveň nejvíc zanedbávaných úkolů, když dojde na podnikové informační systémy a informace, které obsahují. Co to vlastně je a proč je tak důležité, abyste to ve firmě dělali?

Co jsou to „špinavá“ data

Podle některých odhadů nedokáže 30 až 50 % nasazených CRM systémů splnit své cíle nebo při jejich plnění zcela selhává. Jako jedna z hlavních příčin těchto selhání bývá identifikována nedostatečná čistota dat. Problém s plněním nastavených cílů přitom nastane obvykle tehdy, když neproběhne dostatečná analýza dat a kontrola jejich kvality. Tím se pak i do nového a třeba i správně navrženého systému dostanou „špinavá data“, která částečně či zcela znemožní jeho efektivní využívání. A totéž samozřejmě platí také pro ERP systémy, kde „špinavá“ data mohou někdy vyjít pěkně draho.

A jak že vypadají ona „špinavá“ data? Předně se v nich vyskytují duplicity. To se na první pohled může zdát jako banalita, ale není. Zákazník, kterému pošlete dvě přání k Vánocům, se nad tím může pozastavit. Obchodníkovi, jenž má ve svém regionu ve skutečnosti o čtvrtinu méně zákazníků, se zase bude hůře plnit plán. Stejný výrobek, který je v e-shopu pod dvěma různými jmény, bude mást zákazníky atd. Duplicity stojí peníze a důvěru, především ve schopnost činit správná rozhodnutí. Způsobů, jak mohou vzniknout duplicity, je poměrně hodně a věnovali jsme se jim i v našem článku o master data managementu.

Překlepy mohou být velmi citlivé téma, a to ze dvou důvodů. V zákaznických jménech mohou způsobit u zákazníků nepříjemné pocity. V technických parametrech, či dokonce cenách vás mohou stát spoustu peněz. A navíc vedou, jak možná už tušíte, i k tvorbě duplicit.

A do třetice všeho zlého tu máme zastaralé údaje. Ty vás mohou stát spoustu peněz, zejména když na základě nich budete činit strategická rozhodnutí. Někdy však můžete na zastaralých údajích prodělat velké peníze i u těch exekutivních, třeba když nevíte, že váš významný klient je teď v exekuci.

Kdy a jak začít s čištěním

Znáte rčení, že včera bylo pozdě? U čištění dat to platí téměř vždy. Trik je však v tom, že data je potřeba čistit pravidelně. Napoprvé to obvykle bývá velmi časově a někdy i psychicky náročný úkol. Jakmile však ve firmě zavedete master data management, bude čištění dat vyžadovat výrazně méně úsilí a času.

Čištění dat je nutné provádět tabulku po tabulce. Když však v nějaké tabulce narazíte na větší množství „špinavých“ dat, věnujte čas tomu, abyste zjistili, jak se data vlastně pořizují, které typy chyb jsou zde nejčastější a jak asi vznikají. Nejde totiž jen o to, jednorázově vyčistit data, jde o to, odstranit pokud možno systémový problém s jejich „špiněním“.

Velmi důležitým úkolem, který není radno podcenit, je komunikace o čistotě dat v rámci firmy. Všichni zaměstnanci by měli rozumět tomu, proč je důležité zachovávat čistotu dat. Na rozdíl od toalet totiž nečistoty v datech běžným uživatelům systému, kteří data obvykle pořizují, nijak nevadí ani jim nekomplikují život.

Tři zásady pro čistá data

Jakmile poprvé vyčistíte svá firemní data, je načase zamyslet se nad systémovými opatřeními pro zachování jejich čistoty. Tady jsou naše tři zásady pro zachování čistoty dat. Zaprvé, podchyťte si zadávání dat. To je nejlepší recept, jak udržovat data čistá. Kupříkladu HELIOS Orange kvůli tomu přichází s infopanelem, kde můžete dopodrobna uživatelům vysvětlit, v jaké formě zadávat data do formulářových polí.

Kontrolujte pravidelně čistotu dat, aby čištění dat zabralo minimální možné úsilí a pokud možno jste se jím jen utvrdili v tom, že vaše data jsou čistá. Není totiž nic horšího, než když začnete s čištěním dat a hned u první tabulky zjistíte, jak moc jsou data „špinavá“. To pak bortí důvěru v ně.

Kontrolujte pravidelně aktuálnost dat, protože jedině pak pro vás budou mít hodnotu. U externích zdrojů dat můžete plně využívat automatizovaných procesů, kdy například systémy HELIOS pravidelně automaticky kontrolují registr plátců DPH či insolvenční rejstřík. U interních dat jde zase k jednotlivým typům přidělit zodpovědné osoby a kontrolu aktuálnosti zařadit do procesního workflow.

Tři důvody, proč udržovat data dočista čistá

A co tím pak vaše firma získá? Budete mít možnost spolehnout se na data, která máte, a na základě nich dělat manažerská rozhodnutí s mnohem vyšší úspěšností a přesností než kdy dřív. Svá firemní data budete moci konečně začít vytěžovat. A všechny ty gigabajty dat, které obsahují vaše podnikové informační systémy, začnou mít konečně reálné dopady na řízení společnosti, což podpoří zaměstnance v tom, aby je do systému zadávali a starali se o jejich čistotu.







Loading SWGDPR…
© 2019 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD