Po implementaci ERP
14. 9. 2017
heliosadministrator
213 0

Na co se připravit po implementaci podnikového informačního systému

Možná jste už slyšeli od svých obchodních partnerů či subdodavatelů tragické historky o tom, co ve firmě následovalo po spuštění nového podnikového informačního systému. Jak to ale vypadá, když je projekt dobře řízen, na co z oněch „hororových scén“ se skutečně připravit a jak jim zkusit předejít?

„Kde je moje tlačítko?!“

Nejvíce výtek a problémů způsobuje změna uživatelského rozhraní. Zejména řadoví uživatelé často reklamují chybějící tlačítka. Tyto reklamace jsou buď oprávněné, protože se na příslušné nepříliš využívané tlačítko zapomnělo, případně už není součástí procesu, nebo oprávněné nejsou, když se tlačítko přesunulo jinam.

Předejít těmto problémům je možné tak, že jsou již během implementace do testování předprodukční verze systému zapojeni kromě klíčových uživatelů z implementačního týmu také ti řadoví. Primárně by se do testování měli zapojit ti, kteří prací se systémem tráví nejvíc času. Pro ty může mít „správné“ umístění tlačítka podobně důležitý význam jako „správné“ rozmístění nářadí pro dělníky na výrobní lince. Zároveň je nutné ještě před spuštěním věnovat dostatek času proškolení zaměstnanců v odděleních, kde došlo ke změnám procesů.

„Stejně to budu dělat postaru!“

Nejvíce provozních a finančních problémů je paradoxně spjato nikoliv se systémem jako takovým, ale s určitou rezistencí zaměstnanců, kteří se rozhodnou ignorovat nově nastavené procesy uvnitř systému. To mívá celou řadu podob – ignorování skladových pozic v řízení logistiky či nově zavedeného objednávkového procesu s tím, že dotyčný zavolá přímo příslušnému nákupčímu a nezadá objednávku do systému, nezapisování dat do systému a opomíjení priorit v odbavení úkolů daných v systému.

Tomu, jak motivovat zaměstnance, aby nový systém využívali a zadávali do něj data, jsme se již věnovali v samostatném článku. Skutečně se totiž nejedná o jednoduchý úkol. Neméně důležité je však dokázat si vynutit dodržování instrukcí od systému. Zaměstnanci se totiž často vůbec poprvé ocitají v situaci, kdy jim nějaký počítač „říká, co mají dělat“. Skladníků, kteří dávali zboží do nejbližší skladové pozice a pak ho „ten nový špatný systém nedokázal najít“, jsou přitom plné hororové historky, o nichž byla řeč v úvodu. V praxi tyto historky často končí propuštěním dotyčných zaměstnanců a najmutím nových, kteří jsou schopni respektovat instrukce vedoucí k optimalizaci a úsporám. Tomuto problému lze však předejít dostatečně otevřenou a dlouhodobější komunikací o důvodech prováděných změn a přínosech pro firmu či zaměstnance samotné. To je však úkol jednotlivých manažerů či HR oddělení. Dodavatel ani výrobce podnikového informačního systému v tomto sami nic nezmůžou.

„Tohle nefunguje!“

Další velice častou větou je, že něco nefunguje. Tady je potřeba být obzvláště obezřetný, protože někdy se skutečně může stát, že něco nefunguje, jak má. Příčin přitom může být mnoho – časová tíseň při implementaci a testování systému, opomenutí nějakého procesu, chyba v procesní analýze či v samotném ERP systému. Všichni jsme jen lidé a k chybě dojít může. Proto je vhodné, aby byl už od samotného počátku nastaven systém reportingu chyb a implementace a testování jejich oprav (případně i jejich prioritizace). Vždy je lepší jej takto nastavit v době před spuštěním ERP systému, ušetří to spoustu nervů i peněz.

Některé chyby mohou být přitom velice zapeklité, zejména v případě propojení ERP systému s výrobními stroji, čtečkami karet apod. Proto je vždy lepší, pokud je to jen trochu možné, volit jednoho generálního dodavatele, který pak bude moci řešit případné nedostatky integrace dílčích systémů. Pokud to možné není, je důležité nastavit si systém oprav se všemi dodavateli dílčích komponent.

Někdy se však může stát, že v systému žádná chyba není, že vše funguje, jak má, ale z pohledu uživatele to nefunguje. V takovém okamžiku se vždy vyplatí ptát se, co přesně to vlastně znamená. Často se totiž dozvíte, že „nefunguje“ ve skutečnosti značí, že systém nedává uživateli výstupy, na které byl zvyklý u předchozí verze. Tyto výstupy už přitom nemusí být dávno potřeba. Opět tedy platí, jak důležitá je komunikace. Pokud totiž jeden či více zaměstnanců začnou rozhlašovat, že systém nefunguje, může to zakrátko vést k tomu, že tito, ale třeba i další zaměstnanci jej nebudou chtít coby „nedůvěryhodný“ používat. V systému tak začnou chybět data, jež potřebuje pro forecastingy, kapacitní plánování, manažerské výstupy apod. – zkrátka pro to, aby si na sebe ve firmě vydělal.

„Celé je to k ničemu!“

Poslední nejčastější výtkou je pak generalizované odmítnutí nového systému jako takového. Obvyklým argumentem bývá, že vůbec nic nepřináší, jen komplikuje práci a stojí peníze. Tady je důležité řízení očekávání příslušných zaměstnanců. Jak jsme psali již v článku Jak vydělat na implementaci ERP systému, celá řada přínosů se projeví až po dlouhých měsících, někdy i letech. Systém totiž nejprve potřebuje nasbírat dostatek nových dat a manažeři musí najít dost prostoru a času k provedení implementace všech procesních změn.

Zejména v případě, kdy byly přínosy postaveny na získávání dodatečných tržeb a vyšším vytěžování stávajících výrobních kapacit, je nutné počkat, až se obchodní oddělení naučí s novými možnostmi a omezeními pracovat. Pokud firma chce vytěžovat například jen částečně využitou lakovací linku zakázkami od konkurentů, určitě chvíli potrvá, než si najde nové zákazníky a než se celý proces i po fyzické provozní stránce zaběhne a optimalizuje. Je proto úkolem zástupců managementu či HR oddělení, aby dostatečně srozumitelně komunikovali to, že na začátku sice čeká zaměstnance spousta třeba i nepříjemných změn, ale ve střednědobém horizontu jim nový systém ulehčí práci a firmě pomůže růst.

Napsat komentář





© 2017 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD