EDI
5. 9. 2019
heliosadministrator
281 0

Pravěk vs. dnes IX – předávání dat s obchodními partnery

Bývaly doby, kdy byl obchod založen čistě na výměně zboží, tzv. barteru. Dokud se vyměňovalo dvacet vajec za pytel brambor, bylo vše relativně jednoduché. Jenže dnes je obchod založen nejen na výměně zboží, nebo spíš jeho směně za peníze, ale také na spoustě papírování. Jak to bylo s předáváním dat mezi obchodními partnery dříve a jak to může být dnes?

O co při předávání dat s obchodními partnery jde

Jakýkoliv obchod je dnes přísně regulovaná činnost. Minimálně z pohledu daní a cel. Je povinností každého subjektu na trhu umět státu doložit, co, kdy, někdy také komu a hlavně za kolik prodal, protože tím se řídí výše daní a cel. Velká část obchodu je však zatížena také dodatečnou regulací například v podobě nutnosti dohledatelnosti původu zboží. To se týká potravin, farmacie, ale také třeba automobilových dílů a některých dalších odvětví. K dodanému zboží či meziproduktům tak musí být přikládány další průvodní dokumenty. Díky nim pak může koncový prodejce zboží či kterýkoliv další mezičlánek v celém výrobním řetězci kdykoliv doložit původ daného zboží či jeho součástí.

V byznysu však nejde rozhodně jen o regulace zvenčí. V dnešní době obchod probíhá tak rychle a s takovým množstvím zboží, že není v lidských silách ručně přepočítávat jednotlivé dodané kusy ani zjišťovat, co konkrétně je uvnitř kontejnerů se zbožím. Místo toho se tedy kontrolují dodací listy. A případné neshody dodacích listů s realitou, na něž se přijde často až po vyložení kamionu a naskladnění zboží, se řeší na základě smluv i vzájemné důvěry, jež mezi obchodními partnery panuje. Samostatnou kapitolou jsou také dokumenty v mezinárodní přepravě, které řeší nejen fyzické převzetí zboží, ale i předávání právní a finanční odpovědnosti.

Třetí oblastí, která se týká komunikace s obchodními partnery, jsou veškeré objednávky, případně v automobilovém průmyslu odvolávky, ale také faktury, předávací protokoly, reklamační protokoly atd.

Jedná se tedy o obrovské množství dokumentů předávaných mezi obchodními partnery, které mají přímé dopady na účetnictví, daňovou a celní povinnost i právní zodpovědnost jednotlivých aktérů obchodu.

Pravěk

V obchodním pravěku se všechny dokumenty předávaly skutečně v papírové podobě. Spolu se zbožím převzal obchodní partner štos papírů, které pak příslušný zaměstnanec roznesl do daných oddělení – faktury do účtárny, dodací listy do skladu, předávací protokoly ke kontrole tomu, kdo si dodávku zboží objednal… To s sebou neslo dva zásadní problémy. Zaprvé papíry se mohou ztrácet nebo někam zapadnout, slepit se dohromady a podobně. Zadruhé se mohou ušpinit, vyblednout, inkoust se na nich může rozpít a vůbec se mohou stát postupně nečitelnými. Zásadní problém nastal také tehdy, kdy zboží sice dorazilo na místo určení, ale řidič zapomněl přivézt část papírů.

Později se ke slovu přihlásil fax, který sice někdy vyřešil zapomínání a ztrácení dokumentů a zrychlil chod objednávek, ale mnohdy zrovna nepřidal problémům s čitelností. Ty nakonec definitivně vyřešil e-mail, který však dal vzniknout novému problému. Informace z e-mailových objednávek totiž bylo nutné si správně předat uvnitř firmy, což mnohdy znamenalo ruční zadání dat z e-mailu do podnikového informačního systému. Tak vznikala řada chyb, přehlédnutí, opomenutí, „ukliknutí“, nesprávně importovaných dat atd.

Dnešní HELIOS

V dnešní době se vše řeší naštěstí už úplně jinak. Díky elektronické výměně dat (EDI) si dnes obchodní partneři předávají veškerou potřebnou dokumentaci a popisy buď přímo z informačního systému do informačního systému, nebo ve formě souboru, který stačí do systému jednoduše importovat.

Díky EDI nevznikají žádné chyby, žádná překliknutí, žádná prodlení. Systém naimportovaná data zpracuje a předá ke schválení zodpovědným osobám dle nastaveného workflow. Při samotném předání zboží pak může příslušný pracovník zkontrolovat vše podle dat přímo z vlastního informačního systému. Veškerá účetní, daňová a někdy i právní agenda (např. vystavení záručních listů) se provádí plně automaticky. Více o tom, jak vypadá EDI v systémech HELIOS, se dozvíte v tomto článku.

A co u vás? Máte raději pravěk, nebo chcete vyzkoušet dnešní HELIOS Orange či HELIOS Green?

Napsat komentář





Loading SWGDPR…

© 2019 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD