04.png
17. 8. 2017
heliosadministrator
675 0

5 faktorů, na které si dát pozor při implementaci ERP systému

Implementace ERP systému bývá často poměrně náročným několikaměsíčním projektem, jehož se na straně klienta i dodavatele účastní velké množství pracovníků. Poslední týdny před ostrým startem systému navíc bývají velice náročné. Které jsou klíčové faktory pro úspěch projektu, jež třeba pomohou některým stresujícím situacím předejít?

Kvalitní analýza požadavků

Analýza požadavků je základem všeho. Na její vrub jde dost možná třetina úspěchu celé implementace. Pokud nejsou požadavky klienta podchyceny v nezkreslené a úplné formě, nastanou po ostrém startu problémy. To ale není to nejhorší. Za analýzou v oblasti procesů jdou hned dva z pěti nejčastějších přínosů podnikových informačních systémů. Právě při ní se totiž dají identifikovat procesy, které jsou zbytečné a dají se vypustit, procesy, jež lze výrazně optimalizovat a zeštíhlit, i ty, které lze plně automatizovat právě s využitím nového systému.

Důvodem, proč je analýza požadavků často zanedbávána, což následně nevyhnutelně způsobí problémy v dalších fázích implementace, bývá obvykle snaha ušetřit finanční prostředky či personální kapacity na straně klienta. Pokud se chcete problémům při implementaci vyhnout, definujte si implementační tým už před touto fází a vyhraďte jeho členům časové kapacity pro implementaci už pro fázi analýzy požadavků. Výrazně se tím zrychlí další fáze.

Zapojení klíčových uživatelů

Zlatým pravidlem bezproblémové implementace bývá vhodný výběr tzv. klíčových uživatelů. V každém dotčeném oddělení by to měl být aspoň jeden pracovník. Ten by měl být navíc osobně nakloněn implementaci nového informačního systému (IS) a také motivován k tomu, aby se zdařila. Pokud to zaměstnanec bude dělat čistě z povinnosti, firma se ochudí zejména o přínosy plynoucí z optimalizace a automatizace procesů. Klíčovým uživatelem přitom v žádném případě nemusí být časově obvykle velmi zaneprázdněný vedoucí daného oddělení. Často je lepším adeptem juniornější zaměstnanec, který na dané pozici pracuje třeba jen dva až tři roky, ale velmi dobře ví, co mu ve stávajícím systému chybí pro efektivnější práci a co trápí kolegy i jeho nadřízeného.

Komunikace uvnitř týmů

Častým problémem, na který implementační týmy narážejí, bývá komunikace uvnitř týmů. Tím však nemáme na mysli jen implementační tým na straně dodavatele a implementační tým na straně zákazníka a komunikaci mezi nimi. Implementace podnikového IS je dlouhodobý proces, jenž mnohdy trvá i déle než rok. Řadoví zaměstnanci, mimo implementační tým, dobře vědí, že se „něco chystá“, což v nich ale může už předem vzbuzovat zbytečné obavy, či dokonce odpor. Je potřeba, aby klíčoví zaměstnanci své kolegy průběžně informovali o vývoji projektu, případně s nimi konzultovali některé kroky, zejména u změn v nastavení procesů, a aby si je už během implementace postupně „získávali“ na svoji stranu.

Spuštění jakéhokoliv nového systému, nejen informačního, totiž u jeho uživatelů vždy vyvolá vlnu nevole. To je běžná reakce na změnu zaběhnutých pořádků, potřebu něco nového se učit i vynucenou potřebu věci najednou dělat jinak. Ze začátku tak mají uživatelé dojem, že jim novinka „jen komplikuje práci“. Asi jako když si zvykáte první dny na nový mobilní telefon. Pokud však řadoví zaměstnanci budou vědět, proč to musí dělat jinak a co konkrétního to firmě a ideálně jim osobně přinese, bude tato „fáze odporu“ méně vyhrocená a hlavně kratší. Přínosy se pak dostaví o to dřív.

Rozplánování implementace na jednotlivé etapy

V průběhu každé implementace se vždy objeví řada funkcionalit, s nimiž se v úplném začátku vůbec nepočítalo, ale které by výrazným způsobem dokázaly zvýšit její přínosy, ať už pro uživatele, či firmu jako takovou. To je zcela normální. Běžně se dokonce stává, že i po ukončení procesní analýzy někdo přijde s dodatečným nápadem na další smysluplné vylepšení. Stejně tak se stává, že to, co vypadalo jako skvělý nápad na papíře a co si klíčoví uživatelé pochvalovali, se u řadových zaměstnanců při testování nesetkává s nadšením. 

V takových okamžicích je důležité zachovat chladnou hlavu. Desítky drobných vylepšení, nejčastěji v oblasti uživatelského rozhraní, se totiž mohou rychle nasčítat. Navíc každou změnu je potřeba řádně otestovat a odladit. Firmy, které podlehnou tlaku na vytvoření „dokonalé první a jediné verze“ systému, se tak často mohou dostat do časových i rozpočtových potíží. Přitom nesporným faktem je, že i onen „nedokonalý“ systém je pro firmu obvykle velkým skokem kupředu, zejména pokud do té doby používala jen excelové tabulky.

V praxi je proto vždy lepším řešením přistoupit na postupnou implementaci dodatečných změn ve formě tzv. patchů neboli verzí. V určité konkrétní, předem stanovené datum se prostě přijímání změnových návrhů pro daný patch zastaví, programátoři naprogramují to, co se schválilo, otestují to a odladí a po testovacím provozu s klíčovými uživateli to bude uvedeno i do ostré verze systému. Mezitím se mohou dál sbírat podněty ke zlepšení a může se připravovat další patch. Systém tak možná v den ostrého startu nebude zcela dokonalý, ale bude bezchybně funkční a spustí se ve stanovený čas, stanovené funkcionalitě a v rámci dohodnutého rozpočtu.

Klíčoví uživatelé v roli „evangelizátorů“

Posledním faktorem klíčovým pro úspěch implementace ERP systému je aktivní účast klíčových uživatelů na spuštění systému a školení běžných uživatelů. V běžném provozu mohou řadoví uživatelé narážet na něco, co nevědí, jak se dělá. Kvůli tomu můžou být frustrovaní, či dokonce zahájit aktivní odpor proti používání nového systému. To se stává zejména tehdy, kdy systém nabídne managementu detailní pohled na dění ve firmě či produktivitu jednotlivých zaměstnanců, kdy jim takzvaně „vidí pod ruce“. Pokud ale klíčoví uživatelé, kteří v době ostrého startu mají se systémem nejvíc zkušeností, svým kolegům dokážou pomoci a podaří se jim rozptýlit jejich negativní názory, firma a v důsledku i daní zaměstnanci budou z nového systému brzy profitovat.

Napsat komentář





Loading SWGDPR…

© 2018 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD