AMBIS
15. 6. 2020
heliosadministrator
885 0

Ambis: HELIOS Orange umožnil insourcing účetní, daňové i mzdové agendy

Ambis je nejstarší a co do počtu studentů v současné době také největší soukromá vysoká škola v České republice. Se studiem více než čtyř tisíc studentů je spjato množství administrativy, která se navíc řídí normou ISO 9001:2015, ve které získala škola certifikaci. Od roku 2019 se o finanční stránku provozu stará HELIOS Orange edice iNUVIO. Ten ve škole nahradil outsourcing a přinesl výrazné úspory.

Outsourcing škole nevyhovoval

Škola pro účetní, mzdovou a daňovou agendu několik let využívala outsourcingových služeb externího dodavatele, který používal vlastní informační systém. Ostatní agenda školy se zpracovávala prostřednictvím několika specializovaných softwarových nástrojů. Outsourcing se však škole neosvědčil. Externí firma vykazovala vysokou chybovost a vedení muselo neustále čekat na výkazy, přehledy a definici nových interních výkazů, které potřebovalo k manažerskému rozhodování. Mnoho přehledů navíc nebyla externí společnost schopna svým informačním systémem vůbec sestavit. Škola se proto rozhodla pro zpětný insourcing účetní agendy, ke kterému si nakonec zvolila nový HELIOS Orange edice iNUVIO.

Doklady se schvalují i z mobilů

Nejdůležitějšími hledisky výběru byly pro Ambis náklady, stabilita systému, naplnění technických parametrů pro pokrytí firemních procesů a schopnosti, zkušenosti a přístup implementačního týmu společnosti, která bude informační systém dodávat a implementovat. To HELIOS Orange splnil beze zbytku. Je stabilní, přehledný a s jeho pomocí se škole podařilo zavést elektronické schvalování došlých faktur i automatizovat nebo poloautomatizovat mnohé procesy.

Škola se navíc rozhodla využít také mobilního řešení HELIOS Zoom, díky čemuž nyní pracovníci finančního oddělení mohou schvalovat všechny doklady jak prostřednictvím desktopového rozhraní HELIOS Orange, tak i přímo ze svého mobilního telefonu. Nastavené notifikace navíc umožňují rychlou reakci schvalovatelů na nový doklad a vytvořené dashboardy umožňují pracovníkům finančního oddělení přehledné sledování toku dokladů pohodlně i mimo kancelář na mobilních telefonech.

HELIOS se propojil se studentským systémem, o pohledávky se starají SMS

Velkou výhodou je i propojení HELIOSU s dalšími informačními systémy ve škole, včetně toho studentského. Děje se tak prostřednictvím datových extraktů. Propojení studentského systému s HELIOS Orange ve škole výrazně zefektivnilo správu a vymáhání pohledávek. Modul Fakturace byl navíc doplněn o rozesílání SMS zpráv studentům. Nad vystavenou fakturou je přímo protokolováno, kdy, komu a jaká SMS byla zaslána, což má v oblasti správy pohledávek nezanedbatelné přínosy.

Návratnost investice byla jen devět měsíců, škola využila HELIOS i pro mzdy

Návratnost investice do HELIOS Orange překonala původní optimistické odhady. Škole se investice splatila do devíti měsíců. Největším přínosem byl právě modul pro schvalování dokladů. I když je Ambis relativně malou organizací, je systém schvalování dokladů velmi složitý. Jen schvalovacích předpisů má škola 63 a kromě pracovníků finančního oddělení se schvalování účastní dalších 21 osob. Dřívější „papírové“ schvalování bylo časově velmi náročné a zdlouhavé, protože bylo mnohdy velmi obtížné zajistit podpisy časově a pracovně velmi vytížených manažerů. Ti dnes mohou vše řešit přímo ze svého mobilu, ať jsou kdekoliv. Velkým přínosem je také možnost přípravy nejrůznějších přehledů, které vedení umožňují rychlé a správné rozhodování. Zkušenosti s novým systémem byly přitom natolik pozitivní, že se škola nakonec rozhodla do implementace zahrnout i mzdovou agendu, pro kterou měla původně v plánu využít jiný systém.

Škola se chystá využít finanční analýzu, finanční plánování i BI

Vedení i klíčoví pracovníci Ambisu se už nyní poohlížejí po tom, co dalšího by mohli v HELIOSU využít. Manažer řízení procesů kvality a metodik informačních systémů Milan Hála totiž vnímá, že HELIOS nabízí zajímavé a dosud nevyužité funkcionality, ze kterých by škola mohla těžit. V plánu je tak například využití modulu pro finanční analýzu a plánování či vestavěné business intelligence.

Chcete se dozvědět víc? Kontaktujte nás.







Loading SWGDPR…
© 2020 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD