Dušan Drechsler
30. 1. 2020
heliosadministrator
997 0

Dušan Drechsler: K finančnímu řízení potřebuji neustálý přehled o stavu cash flow na pár měsíců dopředu

Řídit finance ve firmě s půlmiliardovým obratem, která působí na zahraničním trhu a má i zahraničního vlastníka, není zrovna jednoduchý úkol. Jak takové finanční řízení vypadá, pokud tato firma zároveň vyrábí podnikové informační systémy? Na to jsme se zeptali našeho finančního ředitele Dušana Drechslera.

Které jsou podle vás klíčové ukazatele, jež potřebuje finanční ředitel sledovat na denní bázi?

Pro mě osobně je to hlavně okamžitý přehled toku financí, stav salda pohledávek a závazků a také co možná nejpřesnější výhled, jak na tom budeme v průběhu nejbližších měsíců. Mám na mysli predikci především výnosů a nákladů a s tím související predikci příjmů a výdajů. Každá firma totiž ve finále stojí a padá s cash flow.

Osobně k tomu používám naše BI nástroje (business intelligence), které jsou k dispozici přímo z prostředí informačního systému. V případě naší firmy konkrétně ze systému HELIOS Green. Jde o skvělé nástroje pro všechny, kteří se financemi ve firmách zabývají na strategické pozici. Hlavní výhodu spatřuji v tom, že nejde pouze o „suchá“ účetní data. V BI si mohu sám nadefinovat všechny důležité parametry, ale zároveň mám možnost doplnit si report o mimoúčetní data a získat tak komplexní přehled o konkrétní oblasti, dát si ta čísla do nějakého širšího kontextu. Bez těchto přehledných tabulek a grafů si svou každodenní práci nedovedu představit.

A jaké přínosy to pro vás má v praxi?

Každý týden sledujeme celkový stav pohledávek a závazků. Je samozřejmé, že mám informaci o aktuální výši likvidních finančních prostředků, a jelikož nám naše BI nástroje umožňují jednoduše zohlednit splatnosti pohledávek a závazků, je pak otázkou pár minut vygenerovat si predikci vývoje cash flow na několik týdnů dopředu. Dále na denní bázi sledujeme výsledovku, jak celkovou, tak i dílčí výkazy zisku a ztráty jednotlivých divizí, a tím pádem mohu rychle reagovat v případě, když se něco děje. Samozřejmostí jsou také konsolidované ekonomické výsledky, které se mi zobrazují online v reálném čase. Vše mohu navíc sledovat přímo v mobilu v HELIOS Mobile, kde schvaluji také došlé faktury, platební příkazy, ale třeba i dovolenou svému týmu.

V čem se vaše práce za poslední roky nejvíce změnila?

Ne nadarmo se říká, že vše se neustále zrychluje. U nás nastalo největší zrychlení všech vnitřních procesů, které vyústilo ve výrazné zkrácení měsíční i roční uzávěrky. Mimo jiné i díky implementaci workflow máme měsíční uzávěrku hotovou během čtyř až pěti pracovních dní. Dříve jsme to zvládali až kolem pětadvacátého následujícího měsíce, což mnohdy bylo kvůli zákonným termínům pro podání kontrolních hlášení, respektive přiznání k DPH, už mírně stresující. Stáhli jsme to tedy o dvacet dní. Ještě lepší je to s uzávěrkou předešlého roku a přípravou přiznání k DPPO. Tu máme hotovou nejpozději ve druhém lednovém týdnu, přitom v minulosti jsme rok uzavírali až v průběhu února.

Jak jste dosáhli takového zrychlení?

Především je nezbytné, aby všechny daňové doklady „protekly“ všemi schvalovacími procesy co nejefektivněji. Toho jsme dosáhli pomocí nástroje workflow. Nyní jsme ve stavu, kdy například příchozí fakturu jsme schopni proplatit během deseti minut od zadání do systému, přitom ji za tu dobu autorizují nejméně dvě zodpovědné osoby. Vše probíhá rychle, transparentně, a hlavně bezpapírově. Pokud přece jen faktura přijde v papírové formě, z recepce zamíří přímo do archivu ekonomického oddělení.

Kolik faktur odchází v elektronické formě?

Až 75 % vydaných faktur našim zákazníkům posíláme elektronicky, což znamená úsporu nákladů na tisk, obálky, poštovné, a hlavně čas lidí, kteří se tak mohou věnovat jiným projektům. Vystavují se a odesílají totiž plně automaticky. Jen tuto úsporu jsme vyčíslili na půl milionu korun, které můžeme každoročně investovat jinde. Navíc při 30% nárůstu počtu faktur nyní věnují fakturantky jejich vystavování jen polovinu času než před třemi lety. V době nedostatku kvalitních zaměstnanců je to pro nás klíčový ukazatel.

Co chystáte v nejbližší době?

U jednodušších faktur, pro které máme připravené všechny podklady, jsme nedávno spustili v systému HELIOS Green takzvaného automatického účetního. Ten zajistí automatické vygenerování faktur včetně vyplnění všech potřebných náležitostí, jako jsou kontace, středisko, zakázka, a rovnou odesílá faktury našim zákazníkům. Přičemž podklad pro fakturaci zadává do systému přímo osoba zodpovědná za daný obchodní případ, například obchodník. Tím se zcela eliminuje práce ekonomického oddělení na daňových dokladech tohoto typu.

Děkujeme za rozhovor.

Chcete se dozvědět víc? Kontaktujte nás.







Loading SWGDPR…
© 2020 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD