DMS
27. 4. 2020
heliosadministrator
643 0

Jak mít v dobách home officu firemní dokumenty stále pod kontrolou?

Práce z domova je pro mnohé firmy a jejich zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkám home officu. To se týká i správy firemních dokumentů. Teď je ta správná chvíle přemýšlet o digitalizaci. Jaké výhody mají DMS a OCR systémy?   

Administrativa se sama neudělá

Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes tři kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat ho, donést ho šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému… Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. V čase home officů je pro mnoho firem také nemožná. Kdo může, raději pracuje z domova, aby neriskoval zdraví své i ostatních. Jenže kdo teď udělá tuhle důležitou práci, když kancelář zeje prázdnotou?  

Zabezpečený vzdálený přístup k dokumentům všeho druhu a řízení napříč celou firmou

Digitální řešení správy dokumentů je v době, kdy se ne všichni zaměstnanci fyzicky vyskytují v kanceláři, zcela namístě. Práce z domova vás nemůže připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty, jako jsou faktury, objednávky, žádanky o dovolenou či o náhrady. Řešením jsou DMS (document management system neboli systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentům, s nimiž firma přichází denně do styku. Ty dávají uživatelům možnost přístupu k dokumentům na základě jejich uživatelských rolí naprosto odkudkoliv. Ideální přitom je, pokud to dokážou přímo z prostředí podnikového informačního systému, jako je HELIOS Green nebo HELIOS Orange, ve kterém jsou zaměstnanci již zvyklí pracovat a který zároveň slouží k obstarání veškeré související agendy, například plateb, výrobních příkazů či mzdového účetnictví.

Co čekat od chytrého DMS

Jedním takovým DMS je řešení DOCU-X DMS. To nabízí systematický přístup k dokumentům přímo z HELIOSU. Můžete si zde nastavit jasnou odpovědnost za dokumenty a přístupová práva k nim. Systém pak sám a plně automaticky zajistí oběh elektronických dokumentů, včetně souvisejícího workflow. Vše je navíc řádně zabezpečeno proti ztrátě a zničení dokumentů. Velkou výhodou je také jejich rychlé a efektivní vyhledávání. 

DOCU-X DMS vám však může pomoci i se samotnou digitalizací, a to díky modulu pro OCR (optical character recognition neboli automatické rozpoznávání textu). Díky tomu lze třeba zautomatizovat zpracování faktur. Papírovou fakturu vložíte do skeneru, DOCU-X DMS sám rozpozná její jednotlivá pole, rovnou je připraví do HELIOSU a zároveň fakturu v elektronické podobě pošle do schvalovacího workflow. To významně pomáhá zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a výrazně to zjednodušuje jejich oběh v týmech. Díky tomu je pak už jedno, zda zaměstnanci pracují z kanceláře, nebo z domova. Oběh dokumentů je pak rychlý, levný a faktury lze schvalovat třeba i z mobilu, z aplikace HELIOS Mobile.

Stejným způsobem můžete v DOCU-X DMS pracovat i s libovolnými dalšími dokumenty, třeba s interními směrnicemi, se smlouvami, s dokumenty pro nové zaměstnance, dokumentací pro ISO 9001 a dalšími certifikacemi, s došlou poštou apod.

Více o tomto řešení se dozvíte přímo na stránkách DOCU-X DMS. Chcete vědět, jak to vypadá v praxi? Pusťte si následující video.

 

Chcete se dozvědět víc? Kontaktujte nás.







Loading SWGDPR…
© 2020 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD