úsměv
19. 11. 2018
heliosadministrator
300 0

Jak nejefektivněji změnit ERP systém

V životě většiny firem přijde okamžik, kdy jejich vedení dospěje k názoru, že je nezbytné změnit podnikový informační systém. Jak to ale udělat co nejefektivněji a na co si dát pozor?

Co si ujasnit předem

Existuje pět základních otázek, které je na začátku velmi důležité si co nejupřímněji a nejkomplexněji zodpovědět. Abyste tak mohli učinit, je obvykle nejvýhodnější sestavit tým složený z tzv. klíčových uživatelů – tedy ze zástupců jednotlivých oddělení zodpovědných za pokrytí příslušných agend a z projektového manažera přípravné fáze celé implementace, který se pak eventuálně může stát i projektovým manažerem celé implementace. Klíčoví uživatelé jsou pak v implementační fázi nápomocni projektovému manažerovi, implementačnímu partnerovi a ve fázi spuštění i svým kolegům. Často je navíc v systému zaškolují a fungují také jako „evangelizátoři“, kteří mají pomoci kolegům překonat nejtěžší období, kdy v novém systému je „všechno jinak“, slovy běžného uživatele, či „všechno jinde“, slovy realistického popisu obvykle zcela odlišného uživatelského rozhraní.

A které že jsou ty hlavní otázky?

Proč o změnu systému stojíme (co nám má přinést)? Málokdy je hlavní motivací k této často poměrně finančně a časově náročné investici pouze nespokojenost s některými funkcemi či konec životnosti systému. Věnujte proto pozornost všem důvodům, které v diskusích před rozhodnutím o změně zaznívaly. Často tam najdete taková postesknutí – „a kdyby šlo ještě tohle“. Ta postesknutí často bývají velmi dobrými nápady, jak a kde ušetřit čas, pracovníky i peníze. Soustřeďte se také na identifikaci nejen problémů, ale také důsledků, které tyto problémy způsobují, a příčin, jež za nimi stojí. Hlavním úkolem přechodu na nový systém totiž bude je odstranit. Právě díky těmto změnám pak budete moci dosáhnout úspor času, snížení nákladů, zvýšení produktivity, zvýšení spokojenosti uživatelů systému, ale i obchodních partnerů a zákazníků…

Které procesy chceme novým systémem pokrýt? Málokdy jsou to totiž jen agendy, které řešil stávající systém. Respektive hledat systém, jenž pokryje jen to, co ten stávající, obvykle znamená nevyužít příležitosti, kterou ve skutečnosti přechod na nový podnikový informační systém otevírá. Tento krok totiž může být důležitým impulsem třeba k integraci více systémů, vyřazení zastaralých procesů či procesů, které lze bez systému ve finále řešit rychleji. Že chcete vyměnit jen jeden účetní systém za jiný? A opravdu nechcete využít možností, jež nabízejí další moduly toho nového systému, které máte třeba už v základní ceně a které by dokázaly automatizovat některé další procesy ve firmě, či dokonce zcela nahradit další samostatné systémy?

Co jsou největší nedostatky stávajícího systému? Tohle je velmi klíčová otázka, protože každý jeden uživatel stávajícího systému, včetně samotného vedení, které na přechod na nový systém uvolňuje finanční prostředky, očekává, že se všechny hlavní problémy vyřeší. Zároveň je však důležité se při výběru nového systému nenechat zlákat jen tunelovým viděním zaměřeným na vyřešení třech či pěti největších bolístek stávajícího systému. Volba nového systému je příležitost, jak změnit celou řadu procesů i v samotné firmě. Tato příležitost se však opakuje jen jednou za sedm až patnáct let.

Kolik let chceme nový systém používat? Tato otázka je naprosto klíčová pro to, jak moc se budete následně chtít „rozšoupnout“ v otázce funkcionalit nového systému. Téměř všechny podnikové informační systémy dnes nabízejí určitou modularitu. Čím více za systém dáte, tím více toho bude umět. Jenže u systému, který plánujete „maximálně tak na tři roky“, budete patrně preferovat co nejzákladnější výbavu, zatímco u systému, „který tu bude muset běžet nejméně deset let“, věnujete podstatně větší pozornost nejen všem jeho možnostem, ale i dalším procesům a vnitropodnikovým organizačním změnám, jež jste poslední roky odkládali a pro jejichž realizaci je přechod na nový systém ideální příležitostí.

Kolik informačních systémů ve firmě máme a které chceme ponechat? To, že jeden systém dosloužil, nutně neznamená, že je správné uvažovat pouze o jeho nahrazení. Zejména u podnikových informačních systémů staršího data bývaly některé funkce, jako například e-commerce či CRM, do značné míry omezeny. Dnes je tomu jinak. Moderní podnikové informační systémy, třeba nový HELIOS Orange, dokážou pokrýt širokou škálu funkcionalit, od běžného účetnictví přes řízení skladu po business intelligence, výrobu atd. Možná máte ve firmě i některé další systémy, mezi nimiž se teď data ručně přepisují nebo které – kdyby byly vzájemně propojené – by ušetřily spoustu práce či přinesly zákazníkům i obchodním partnerům větší komfort. Teď je ten správný čas se na to podívat!

Jak proběhne migrace?

Odpovědi na výše uvedené otázky vám zcela jistě pomohou s nějakým užším předvýběrem. Jenže než padne finální rozhodnutí, je vhodné položit si další sadu otázek. Právě na nich totiž často neúspěšné implementace podnikových informačních systémů končívají.

Migrace dat vypadá jako velmi primitivní úkon. Zejména pokud současný podnikový informační systém i ten nový používají stejnou databázovou platformu. Jenže není Microsoft SQL Server jako Microsoft SQL Server. Někdy dost závisí na konkrétní verzi, zvlášť když máte starší systém, který navíc mohl ještě využívat odlišného způsobu licencování. A jak vlastně vypadají ta stávající data? Co duplicity? Co aktuálnost údajů? Nemáte tam třeba deset let staré a nekontrolované kontaktní údaje? Pomůže vám nový implementační partner s čištěním dat? Bude nový systém nabízet stejnou délku jednotlivých datových polí, která používáte?

A co hardware? S novým podnikovým informačním systémem často přichází klíčová otázka, zda a za kolik bude nutné pořídit nový serverový hardware. Nebo třeba i ten koncový, pokud se bavíme o řízení výroby či některých měřicích přístrojů. V posledních pěti letech probíhaly u většiny výrobců databázových serverů významné změny v licencování. Je možné, že vás nakonec vyjde levněji vyhodit starý server nebo procesor a koupit jiný. Tohle všechno je ale třeba vědět před finálním rozhodnutím, protože to dost ovlivňuje otázku celkových nákladů vlastnictví. Nemluvě o tom, pokud byste chtěli mít vše v cloudu či ve formě například pronájmu včetně hardwaru.

Migrace procesů 1 : 1 bývá málokdy možná. Velkou roli zde hrají nejrůznější úpravy na míru, tzv. customizace. To, co umožňoval starý systém, ten nový umožňovat nemusí. Často to přitom mohou být i pravidelně využívané funkce – třeba změny faktur po jejich vystavení, které v moderních systémech, navíc propojených se systémy kontrolních hlášení a EET, prostě nepřipadají v úvahu. A chcete vlastně migrovat všechny procesy 1 : 1? Moderní podnikové informační systémy mají obvykle základní procesy nastaveny podle současných best practices. Ty jsou patrně jiné než třeba před deseti lety. Přechod na procesy podle nového systému vám tak může ve finále urychlit i práci mimo systém. Anebo zkomplikovat, pokud je některý proces pro vás důležitý tak, jak je, ale v systému není snadné či možné ho pokrýt. Proto této oblasti věnujte zvláštní pozornost.

Integrace se stávajícími systémy bývá dnes obvykle hračka. Tedy pokud stávající systémy také využívají moderní databázové platformy a architektury. Jenže ne vždy a ne všude tomu tak je. I proto je potřeba klást si otázku, kolik systémů tím novým chceme nahradit. Každý další systém, který má projít integrací, zvyšuje náročnost a komplexnost celého řešení a vytváří prostor pro určité „tření“ – například v podobě zpoždění při přepisu dat prostřednictvím tzv. datových pump. Někdy navíc narazíte i na licenční otázku. Chcete připojit další systém? Bude to za cenu licence pro dalšího uživatele. A co stávající datový sklad? Budeme ho moci využít, nebo bude potřeba navyšovat kapacity databázového serveru, vybudovat paralelně další datový sklad apod.? Prověřte si proto tyto otázky předem.

Nové možnosti

Poslední oblastí, které patří největší pozornost až po finálním výběru systému a popravdě často až po jeho spuštění, je zamyšlení se nad novými možnostmi, jež nám nový systém přináší. Určitě je spousta věcí, které byste ze systému mohli v každodenním chodu firmy využít. Spousta možností, jak některé stávající procesy, jež byly přemigrovány 1 : 1, nakonec zefektivnit a dělat ještě lépe. To je normální, je to běžná součást implementačního procesu. Čím více se se systémem seznamujete, čím více začínáte rozumět jeho logice i možnostem, tím více pracovníků napadají další možná vylepšení. Na ta obvykle dojde ale až po jeho prvotním spuštění. Přesto se už ve fázi implementace vyplatí se nad tím zamyslet. To, co dostanete do prvního „releasu“ neboli definice funkcionalit, procesů a datových struktur pro prvotní implementaci, s tím budete žít nejméně další rok. Taková je obvykle zkušenost u středně velkých a větších implementací.

Dopřejte si proto dostatek času i personálních kapacit pro jednotlivé přípravné fáze, které jsme si tu popsali. Každá člověkohodina investovaná v této fázi se vám násobně zúročí při přechodu na ostrý provoz.

Chcete více tipů, na co se zaměřit? Přečtěte si také:

Napsat komentář





Loading SWGDPR…

© 2018 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD