Pravěk
11. 7. 2019
heliosadministrator
166 0

Pravěk vs. dnes I – schvalování dokumentů

Jak vypadala v pravěku auta, víme ze seriálu Flintstoneovi. Jak ale vypadalo, či dokonce ještě někde vypadá schvalování dokumentů v českých firmách? A jak může vypadat dnes, když využijete některý ze systémů HELIOS jako tisíce našich zákazníků?

O co při schvalování dokumentů jde

V každé firmě, kde pracuje více než deset zaměstnanců, začne docházet k oběhu dokumentů. Typicky se jedná o faktury, objednávky, nejrůznější pracovněprávní dokumenty (dovolené, náhrady, nemocenské), smlouvy, cenové nabídky, servisní požadavky atd.

Důvodů k oběhu dokumentu mezi více lidmi může být několik. Nejčastější jsou dva hlavní. Tím prvním jsou rozhodovací kompetence. Pokud třeba správce vozového parku objednává nový automobil a dostane od dodavatele návrh kupní smlouvy s cenovou nabídkou, musí za firmu tuto nabídku někdo schválit. Často to bývá její statutární zástupce, kterému je potřeba dokument předat, aby ho podepsal. Někdy to může být i někdo, koho statutární zástupce firmy stanoví a dá mu podpisové právo. Druhým důvodem je potřeba doplnění informací nebo součinnost více zaměstnanců či různých oddělení. Takovým příkladem může být například příprava cenové nabídky, kdy obchodník pro přípravu nabídky potřebuje třeba vyjádření techniků, servisních pracovníků a šéfa výroby ohledně termínu dodání.

Pravěk

V „pravěku“ vše probíhalo tak, že při schvalování byly k dokumentům připojeny tzv. schvalovací košilky. Jednalo se o papírové tabulky přišité či nějak jinak přidělané k dokumentu, k nimž se ručně připisovaly jednotlivé údaje – datum zpracování, zodpovědná osoba a úsek, který dokument zpracoval (např. podatelna). U dokumentů, kde bylo třeba vyjádření nebo doplnění informací z více oddělení najednou, to bylo složitější. Zodpovědný pracovník obvykle základní dokument rozkopíroval a odnesl na příslušná pracoviště. Pak složitě telefonicky zjišťoval, kdo to v daném oddělení dostal na starost a co se s dokumentem děje.

O distribuci dokumentů se staraly buď sekretářky, které osobně dokumenty roznášely jednotlivým pracovníkům, nebo ve firmě na recepci bývala obrovská skříň se „schránkami“ pro každého zaměstnance. Větší firmy s více pobočkami měly dokonce interní poštu. V případě dovolených a nemocí se oběh dokumentů zastavil. Později část dokumentů obíhala také faxem, které dnes nahradil oběh e-maily. Faxy a e-maily bohužel ale vedly k tomu, že zmizel přehled o tom, zda se pracuje se správnou a aktuální verzí dokumentu. V případě dokumentů s košilkami to šlo vyčíst právě z košilky.

Dnešní HELIOS

Dnes celý proces probíhá velmi jednoduše. Pokud dorazí papírový dokument, příslušný pracovník jej naskenuje a zařadí do HELIOSU do příslušného schvalovacího workflow. S e-maily či elektronickými dokumenty mu odpadá skenování. Pro každý typ dokumentu je dané přesné workflow, které stanoví příslušné schvalovatele. Systém eviduje dovolené i nemocenské a umožňuje nastavit zastupitelnost. Pokud tedy dorazí nějaký dokument, který musí schválit třeba vedoucí oddělení, jenž má dovolenou, automaticky ho systém může předat v době dovolené ke schválení jeho zástupci. Systém také sám informuje schvalovatele o blížícím se termínu schválení, k čemuž má k dispozici notifikační lištu. V případě, že je při schvalování schvalovateli něco nejasného, může se písemně dotazovat dalších zaměstnanců přímo v systému. Při přípravě například výše zmiňovaných nabídek je v systému vždy aktuální verze dokumentu a je viditelně označeno, kdo, kdy a jak dokument upravoval.

A co u vás? Máte raději pravěk, nebo chcete vyzkoušet dnešní HELIOS Orange či HELIOS Green?

Napsat komentář





Loading SWGDPR…

© 2019 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD