Excel
20. 2. 2020
heliosadministrator
512 0

Pro a proti Excelu ve spojení s ERP systémem

Excel je odvěkým pomocníkem nejednoho manažera při řízení podniku. Zároveň je takovým předchůdcem ERP systémů ve spoustě firem. Někde však kolují desítky excelovských dokumentů v různých verzích i poté, co společnosti nasadí profesionální podnikový informační systém. Je to vždycky špatně, anebo má Excel i nějaké výhody?

– Excel jako zdroj dat

Firmy, které začínají bez podnikového informačního systému, využívají Excel jako primární zdroj dat. Ta jsou samozřejmě zaznamenávána a aktualizována ručně. Dokumenty, které se často nacházejí na nějakém sdíleném úložišti, v horším případě jsou firmou rozesílány e-mailem, jsou samozřejmě náchylné ke vzniku spousty chyb, nedorozumění apod. Řada společností však využívá Excel touto formou i poté, co nasadí ERP systém. Někdy ze setrvačnosti a rezistence vůči novému systému a procesům, někdy proto, že ERP systém nepokrývá proces, k němuž je využíván právě Excel. Každopádně využívat Excel jako primární zdroj dat je cesta do pekel.

+ Excel jako analytický nástroj

Excel nabízí výborné analytické funkce. Zejména v novějších verzích, kdy byl postupně obohacen o nástroje, jako je Power Pivot a Power View, umožňuje analyzovat velké objemy dat. Kromě exportu dat do Excelu, což je funkce, kterou podporuje téměř každý ERP systém, se lze připojit přímo k živé databázi například na vašem Microsoft SQL Serveru. Ten využívají všechny naše systémy HELIOS. Excel má pro analýzu dat nesporné výhody – jedná se o široce rozšířený nástroj, se kterým umí pracovat velká část lidí, existuje k němu obrovské množství návodů a videí a v neposlední řadě analýza dat v Excelu nijak nezatěžuje zdrojové databázové servery. Analytické výstupy lze přitom obvykle importovat i zpět do ERP systému, kam můžete vrátit třeba datová pole se složitějšími matematickými operacemi (např. využitím regresní analýzy), pročištěná data apod.

– Excel jako nástroj na sdílení informací

V řadě firem je důležité sdílet informace ve formě čísel směrem k velkému množství pracovníků. Nezřídka je třeba umět je předat i dodavatelům či zákazníkům. Excel, do kterého lze data snadno exportovat nebo je v něm vytvořit, lze samozřejmě bez problémů poslat e-mailem či vyvěsit na webové stránky. Jenže jak zajistit to, že budou data neustále aktuální a že nikdo nebude přistupovat ke starší verzi dokumentu? Některé firmy to řeší pomocí document management systémů. Mnohem praktičtější je však využívat k tomu vestavěné nástroje v podnikovém informačním systému. V systémech HELIOS jich je k dispozici hned několik. Pro interní zaměstnance a uživatele HELIOSU je to typicky Dashboard nebo vestavěná business intelligence. Pro případ, že je potřeba sdílet data mimo firmu či s někým jiným než s uživateli HELIOSU, je tu k dispozici ePortál.

+ Excel jako způsob dávání informací do kontextu

Když už je řeč o firemních datech a jejich distribuci napříč firmou, je velmi důležité umět je dávat do kontextu. K tomu slouží obvykle business intelligence nástroje, ale nesmíme zapomínat, že Excel je jedním z nich. Má výhodu v tom, že díky Power Query může snadno kombinovat data z různých zdrojů a že má k dispozici opravdu velmi široké spektrum vizualizačních nástrojů – od podmíněného formátování přes kontingenční tabulky a grafy až po Power View. Excel je proto ideální nástroj na přemýšlení nad daty z podnikového informačního systému a pro ty, kteří jej umí naplno využít, je v tom nezastupitelný.

Chcete se dozvědět víc? Kontaktujte nás.







Loading SWGDPR…
© 2020 Asseco Solutions
Developed by SHERWOOD